『経理合理化事例』2010/07/23 - 経理合理化プロジェクト ニュースレター

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『経理合理化事例』2010/07/23

 毎日猛暑が続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか。今回は、久しぶりに経理業務の合理化事例を紹介します。
今回紹介する事例企業のすごいところは、何年も改善を継続しつづけているところです。毎年、年度目標を立てて、毎月、業務改善を実行しています。『経理合理化プロジェクト』のメンバーの中には、すでに経理の合理化は達成できたと考えている企業が少なくないと思いますが、「改善に終わりはない」ことを肝に銘じて、この夏、社内業務をもう一度見直してみてください。

年間5千万円の間接人件費を削減

まず、事例企業の成果を数字で確認しておきます。合理化前後の作業時間を比較してみると、月間で約2,000時間も短縮されています。社員数は9人いた総務・経理部が3人になり6人減、その他本社の営業事務社員と営業所及び工場の事務社員が7人減少して、合計13人分の仕事が合理化されています。人件費に換算してみると、年間で約5,000万円以上の削減を実現していることになります。
(月2,000時間×時給,,200円×12ヶ月=約52百万円)
(13人×事務職年間平均人件費400~420万円=約52百万円~54百万円)
この企業のすばらしいところは、経理総務部門の仕事だけではなく、社内のすべての事務処理のムダを改善している点です。最初は総務と経理の業務効率の改善からスタートしましたが、部内だけで改善できることは限られていることに気がつき、抜本的な改革をするために全社の業務の流れを見直すことにより、このような大きな成果を達成できたのです。

きっかけは社長からのひと言

社歴の長い企業ほど改革するのは大変です。この会社は、創業50年以上の輸入商社であり、代々受け継がれた経理規定や仕事のルールがたくさんあり、ベテラン社員を中心にしっかりした管理部門の体制が存在していました。景気が悪化する中、経営トップは以前から管理部門の合理化を検討していましたが、特に経理に関しては専門的なことが分からないため、何も手を打てない状態が続いていました。
そこで社長は、新しい経理管理職を中途採用し「現在9人でやっている総務経理を3人でできる体制にして欲しい」という指示を出したそうです。指示された新任の経理管理職の人は、社員数を3分の1にするためにどうすればいいのか見当もつかずに、とりあえずジュンク堂書店で参考になる本を探していたところ拙著『キャッシュレス伝票レス社員レス ココまでできる経理の合理化』(日本能率協会マネジメントセンター)を見つけ、参考にしながら合理化に着手していったとのことです。新任の経理管理職が社長に『経理の合理化』の本を見せると「オレがいままで言っていたことが本に書いてあるじゃないか」と、すぐに実行計画をつくるように業務命令が下されそこから改善活動の日々がスタートしていきました。

作業時間を集計し業務フローチャートを作成

新任の経理管理職が、まずやったことは現状の把握です。実際に現場でどのような仕事が行われているのかを知らなければ、何を改善すればいいのかがわかりません。総務部と経理部の全社員、それから営業部門や営業所・工場の事務社員の1ヶ月間の作業項目別の作業時間を計測して集計しました。次に事務社員に仕事の具体的なやり方をヒアリングして、書類や仕事の流れを業務フローチャートにまとめていきました。業務フローチャートに集計した作業時間を記入し、業務ごとに模造紙(学校の研究発表に使われるような大きな紙)にまとめていきました。模造紙に書かれた業務フローチャートを見ながら、作業時間が多くかかっている仕事について原因分析をし、解決策を検討していきました。各作業項目に対して、原因や解決策を1つではなく常に複数検討しできるところから着手するとともに、毎年業務を見直すたびに次の対策の検討につなげています。
仕事と書類の流れが図解され作業時間が数字で書かれた業務フローチャートを見ていると、自ずと業務の問題点が浮き彫りにされていきます。事務処理は誰が何をしているのかがわかりづらいので、見えるようにすることがとても重要なことなのです。具体的な作業内容がわからなければ、それにかかる時間の妥当性も判断できません。まとめられた業務フローチャートを見ることにより、担当者任せになっていた仕事のやり方を全員で見直すことができ、問題点を客観的に評価できるようになっていったのです。

※ごめんなさい!このサイトでご覧いただけるのはここまでです。以降の情報は『経理4970.tv』サポートサイトでご覧いただけます。 http://www.keiri4970.tv 役に立つ経理合理化情報が満載です。ぜひ『経理4970.tv』で経理合理化を学んでください!
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