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経理事務が辞めても困らない仕組み 2011.10.28 - 経理合理化プロジェクト ニュースレター

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経理事務が辞めても困らない仕組み 2011.10.28

早いもので今年も残すところあと2ヶ月になりましたが、2011年の目標は達成できましたでしょうか。
年頭に立てた目標や計画を想い出し、今年の活動の成果を振り返ってみてください。

先日、経理セミナーが終わった後に、経営者と経理課長が相談に来ました。
経理部の仕組みと体制を効率的に改革したいとのことでしたが、「経理事務をベテラン社員から派遣社員などに替えてしまっても大丈夫か?」が心配で踏み切れないようでした。

このように、事務担当者が交替することにより、日常業務に支障が出るのではないかと心配して思い切った改革ができずにいるケースがよくあります。

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「正社員に代えて非正規雇用者を増やすと『忠誠心がなく仕事の質が落ちる』と思っている人が多いが、実際に契約社員に代えてみてそれが誤解であったことに気づく。」(『人事部は見ている。』楠木新著 日経プレミアシリーズ http://amzn.to/u7clec

実際に、これまでにたくさんの会社の経理部門を見てきましたが、ベテランの経理担当者が辞めたり配置転換されて、仕事が滞ったり、大きなミスや問題が発生したことはありませんでした。

そこで今回の経理合理化情報は、事務担当者が辞めても困らない経理の仕組みについて考えていきます。

経理事務をベテランに依存するデメリットとリスク

長期間の実務経験がないとできない事務処理などというのは、本来存在しません。
逆に、その人しかできない事務処理など、あってはマズイのです。
事務処理とは、会社のルールに基づいて、事務的に行われるものだからです。
処理する人の都合や独自のやり方は、排除しなければなりません。

ベテラン経理社員に事務処理を担当させることのデメリット、つまり、スキルと人件費のムダづかいのほうが問題です。
ドラッカー先生によれば、補助的な仕事や事務処理的な仕事はアウトソーシングするか、派遣社員にまかせたほうが効率的であると言っていて、特に管理部門のスタッフが書類仕事に追われていることを次のように指摘しています。

「規制や書類に時間の四分の一を取られることは、時間という最も貴重で高価で希少な資源の浪費である。実際のところ、飽きもする。人を卑しめ、おとしめる。身につけるものは、ごまかしのテクニックぐらいのものである。」
『ネクスト・ソサエティ』P.F.ドラッカー著 上田惇生訳 ダイヤモンド社 http://amzn.to/uHzqB3

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長期間にわたり事務処理を担当することにより身につける、この「ごまかしのテクニック」が、経理事務においてはリスクになっていくのです。

『お金の不正防止マニュアル』(助川正文著 すばる舎 http://amzn.to/stxvYc )によると、「経理業務を一人の社員に任せきりにしない」というのが、不正防止の鉄則にあげられています。

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どこの組織でも、不正は「長期間ひとりで」担当している仕事で発生しています。
信頼されて「長期間ひとりで」担当しているうちに、初心を忘れ、出来心から「ごまかしのテクニック」をマスターしてしまうようです。

経理事務担当者を替えることによるミスを心配するのではなく、事務処理に社員がスキルと時間を浪費するデメリットと、「長期間ひとりで」担当することにより発生する不正のリスクを心配するべきなのです。

※ごめんなさい!このサイトでご覧いただけるのはここま でです。以降の情報は『経理4970.tv』サポートサイトでご覧いただけます。 http://www.keiri4970.tv 役に立つ経理合理化情報が満載です。ぜひ『経理4970.tv』で経理合理化を学んでください!

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