『経理がよくなるワークフローTM』サービス開始2007/02/15 - 経理合理化プロジェクト ニュースレター

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『経理がよくなるワークフローTM』サービス開始2007/02/15

 インターネットでスケジュール管理から経理事務まで、中小企業の事務処理をすべてカバーする『経理がよくなるワークフローTM』サービスが2007年2月からスタートしました。まずは、新サービスの特徴を整理し、それから今回は、『経理がよくなるワークフローTM』の会計仕訳連動機能について見ていきます。

1.『経理がよくなるワークフローTM』の特徴

新サービスの特徴を整理すると、次のとおりです。

(1)経理事務をすべてインターネットで!

どこの中小企業でも行なっている経理事務がすべてインターネットで処理できるようになります。今まで書類にハンコを押してまわしていた手続きがワークフロー化され、電子化されるため、会社に戻らずに自宅や出張先でも仕事ができるようになります。また、取引の状態がいつでも、どこでも、誰でも確認できるようになるので、特に経営者や管理職のストレスが解消されます。
(電子化される経理事務作業)
・見積書の作成、承認
・受注契約管理
・請求書の発行、承認
・売掛金の回収管理
・支払申請、承認、振込準備
・経費精算申請、承認、決済

(2)会計ソフトへ仕訳連動!

これまで経理では、手書き書類や印刷された書類を見ながら、会計伝票を起票し、伝票を見ながら仕訳データを入力していましたが、『経理がよくなるワークフローTM』サービスを利用すると、すべての取引が会計処理と連動するようになります。これにより、経理が会計伝票を書く必要もなく、また仕訳データを入力しなくても、会計ソフトへデータが連動するようになります。今まで現場担当者と経理で二重にデータ入力していたムダな作業がなくなりますから、非効率であった中小企業の経理事務の生産性は大幅に改善されることになります。

(3)グループウェアと一体化

『経理がよくなるワークフローTM』のシステム開発はグループウェア開発大手のネオジャパン社が行なっており、ネオジャパン社の「デスクネッツ」と一体化したサービスとなっています。すべてのユーザが『経理がよくなるワークフローTM』と『デスクネッツ』を一つのサービスとして利用できるようになっています。スケジュール管理などの情報の共有と経理事務処理を同一のシステムで処理できるため、中小企業にとってとても使いやすいものになっています。
マニュアルを見ないで使えるグループウェア「デスクネッツ」と同様の操作性を維持しているので、誰にでも抵抗なく利用できることと思います。「スケジュール管理のためだけにグループウェアを導入するのはモッタイナイ」と考えていた中小企業も、事務処理のワークフロー化と一緒なら導入する価値は十分にあると思います。

(4)小規模企業を対象

『経理がよくなるワークフローTM』は、販売管理システムを使わずに、ワープロや表計算ソフトを利用して請求書を作成しているような「社員数30人以下の小規模企業またはグループ」を対象としています。ですから、販売管理システムに必須であるマスター登録や在庫管理などの面倒な設定をせずにすぐに利用できるように、操作方法も簡単になっています。また、すべての処理がインターネットエクスプローラなどのブラウザでできるので、サーバ管理やソフトウェアのインストールが要らず、システム管理者のいない中小企業に向いています。

(5)リーズナブルな料金設定

豊富な機能に対して、料金は、『経理がよくなるワークフローTM』と『デスクネッツ』をセットで月額利用料2,980円(10ユーザ:税抜価格)からという非常に割安な価格設定となっています。毎月一人コーヒー代程度の利用料で、経理事務が効率化でき、なおかつ、スケジュール管理などのグループウェアまで利用可能になります。中小企業に必要なIT化が、この価格で装備できることを考えると、とてもリーズナブルであることがお分かりいただけると思います。それでは今回は、『経理がよくなるワークフローTM』の会計仕訳連動機能について見ていきます。

2.『経理がよくなるワークフローTM』から会計ソフトへの仕訳連動

前回、『経理がよくなるワークフローTM』を使った事務処理の流れについて説明しましたが、今回は、取引の結果を会計ソフトへ仕訳連動する機能と設定について確認します。

(1)会計ソフトへ連動するための基本設定

最初にどの会計ソフトを使っているのかを設定します。『経理がよくなるワークフローTM』にログインし、画面右側の「管理者設定」タブをクリック、メニューの一番上の「会社情報設定」を選択します。「会社情報設定」画面の一番下に、利用する会計ソフトに関する情報を3つセットします。まず、「会計出力」欄で利用している会計ソフトを選択します。連動する会計ソフトは、2007年2月現在、「弥生会計」と「勘定奉行」の2種類ですが、今後はその他の会計ソフトについても順次連動させていく予定です。
図1.「会社情報設定」画面:会計ソフトに関する設定
img20070215_001.jpg
会計ソフトを選択した後、その下の「経理方法」欄で、会社が選択している消費税の経理方式を「税込経理」または「税抜経理」のいずれかで選択します。次の「元号表示」欄では、利用している会計ソフトの年号として「西暦」を使っているか、「和暦」を使っているかを選択します。ここで選択した経理方法や元号にしたがい、会計仕訳データ(会計ソフトの仕訳インポート用データ)を出力しますので、会計ソフト側の設定を確認しながら選択してください。また、利用している会計ソフトが変わったり、会計ソフト側で経理方法や元号表示を変更した場合には、『経理がよくなるワークフローTM』の設定を変更してから、仕訳データを出力するようにしてください。特に、消費税の経理方式については、「税込」か「税抜」かで会計仕訳が違ってくるとともに、消費税額の計算に影響してきますので、注意してください。そしてもう一つ、基本設定として、会社の取引銀行を登録してください。「管理者設定」メニュー「共通」の中の一番下にある「振込口座設定」で、決済に使用する預金口座を指定します。
図2.「振込口座設定」画面:預金口座に関する設定
img20070215_002.jpg
ここで、請求書に記載する振込口座や、会社から支払う際の銀行口座を指定しておくことにより、入金及び支払時の会計仕訳データを正しく生成することができるようになります。この「勘定科目」(補助科目を使用している場合は「補助科目」も設定)欄で設定した内容が、会計仕訳データとして出力されることになります。「弥生会計」の場合は科目名、「勘定奉行」の場合は科目コードを指定します。

(2)売上及び回収に関する会計の設定

次に、売上ワークフローにおける会計仕訳連動の設定について説明します。売上ワークフローの中で、「受注」処理や「請求書」処理をするときに、取引内容に応じて「売上区分」を指定できるようになっています。この「売上区分」とは、請求書の明細行ごとに指定し、請求内容と会計処理を対応させる役割をします。たとえば、ソフトウェア開発会社が、ソフトウェアを開発してハードウェアと一緒に納品したとします。その会社では、売上を「ハードウェア代」と「ソフトウェア代」に区分して管理しているとすると、請求書には「ハードウェア代」と「ソフトウェア代」の2行に区分して請求します。このとき、「ハードウェア代」と「ソフトウェア代」に対してそれぞれ別の「売上区分」を指定することにより、同一請求書の中で、複数の会計仕訳を処理することが可能になります。
もちろん売上に関してすべて「売上高」勘定一本で処理するのであれば、1つの「売上区分」を設定しておけば十分です。
図3.「売上区分設定」画面:売上及び回収時の仕訳設定
img20070215_003.jpg
「売上区分」ごとの仕訳の設定は、「管理者設定」メニューの「売上区分設定」で行ないます。売上区分ごとに、未収計上時と入金回収時の2つの仕訳を設定しておきます。「会計データ出力」処理をすると、請求書の「承認」が完了して「請求済」のものについて、「未収計上時」で設定してある会計仕訳データが出力されます。同様に、「入金確認」が完了している請求書について、「入金回収時」で設定してある会計仕訳データが出力されます。このときに計上される仕訳データの日付は、「未収計上時」については「計上日」、「入金回収時」については「入金日」となります。経理担当者は、営業担当者が請求書データを入力するときに「売上区分」と「計上日」を間違えて指定しないように注意してあげてください。原則として承認が完了した請求書データの変更はできませんが、この「売上区分」や「計上日」を後で変更したいときは、「入金確認」画面で請求書データを修正することが可能です。経理担当者は、会計仕訳データを出力する前に、データが正しく入力されているかを確認し、必要があれば修正してください。

(3)支払に関する会計の設定

次に、支払ワークフローにおける会計仕訳連動の設定についてです。売上ワークフローと同様に、取引をどのように分類して管理するかを、あらかじめ会計仕訳として定義しておきます。取引業者から毎月送られてくる請求書に対して、どのような勘定科目で会計処理するかを会社のルールとして決めておくわけです。
図4.「支払項目設定」画面:取引業者に対する支払に関する仕訳の設定
img20070215_004.jpg
「支払項目」ごとの仕訳の設定は、「管理者設定」メニューの「支払項目設定」で行ないます。各「支払項目」ごとに、未払計上時と支払時の2つの仕訳を設定しておきます。支払に関して「会計データ出力」処理をすると、「支払承認」が完了しているものについて、「未払計上時」欄で設定してある会計仕訳データが出力されます。同様に、「支払確認」が完了している支払について、「支払時」欄で設定してある会計仕訳データが出力されます。このときに計上される仕訳データの日付は、「未払計上時」については「計上日」、「支払時」については「支払日」となります。
経理担当者は、前月分の請求書と会計処理を確認して、取引業者や取引内容ごとに、この「支払項目」を事前に設定しておきます。新しく発生した取引については、発注担当者と経理担当者で話し合い、その都度「支払項目」を決めてください。ただし「支払項目」の種類がたくさんあると、選択するのに迷ってしまい、時間を浪費することにつながりますので、基本的なルールを会社で決めておきましょう。
売上と同様に、原則として承認が完了した支払データの変更はできません。しかし、経理担当者が後で、この「支払項目」や「計上日」の間違いに気付いて、変更したいことがあります。そのときは、「支払確認」画面で支払データを修正することができます。経理担当者は、会計仕訳データを出力する前にデータが正しく入力されているかを確認し、必要があれば修正を行なってください。

※ごめんなさい!このサイトでご覧いただけるのはここまでです。以降の情報は『経理4970.tv』サポートサイトでご覧いただけます。 http://www.keiri4970.tv 役に立つ経理合理化情報が満載です。ぜひ『経理4970.tv』で経理合理化を学んでください!
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