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『経理ワークフロー+上海オフショア会計』2007/03/15 - 経理合理化プロジェクト ニュースレター

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『経理ワークフロー+上海オフショア会計』2007/03/15

インターネットでスケジュール管理から経理事務まで、中小企業の事務処理をすべてカバーする『経理がよくなるワークフローTM』サービスが2007年2月からスタートしました。

おかげさまで、業界各誌から取材を受け、いろいろな方面から業務提携のお話をいただいております。また先日、弥生株式会社の開発マネージャーの方にデモをお見せしたところ、すごく気に入っていただき、その場で、「弥生会計」の連動製品として推薦していただきました。3月中には、正式に「弥生会計」連動製品に認定される予定です。今後は、「勘定奉行」のOBCの連携システムとして認定を受けるほか、他の会計ソフトとの連携についても進めていきますので、決まりましたらご連絡させていただきます。

それでは、今月の経理合理化情報をお届けします。今回は、『経理がよくなるワークフローTM』を使った会計処理の自動化と、話題の中国での会計アウトソーシングについてお話します。

1.『経理がよくなるワークフローTM』で経理事務はこう変わる

前回、説明したとおり『経理がよくなるワークフローTM』を使って、日常業務をするようになると、月次の業績管理が簡単にスピーディになります。

(1)ワークフロー化すると会計が自動化する

会計は、取引結果の後処理ですから、金額ベースの取引が成立していれば、会計処理が可能です。『経理がよくなるワークフローTM』で、請求書を発行して、入金確認をする。ワークフローを使って、取引業者への支払承認がされ、振込手続きが行なわれる。そして、社員の立替経費の精算が完了する。このように、ワークフロー上で取引が完了していれば、会計処理は自動化できてしまいます。
たとえば、弊社(株式会社経理がよくなる)の例で説明すると、請求から経費精算まで、経理事務はすべて『経理がよくなるワークフローTM』で処理しています。月末に、未請求のものはないか、回収もれはないか、支払や経費精算は済んでいるのかを『経理がよくなるワークフローTM』でチェックします。取引が完了しているのを確認して、月初に、『経理がよくなるワークフローTM』から前月分の取引結果を、すべて会計仕訳データとして出力します。
日々の売上の推移や、費用の発生状況は、『経理がよくなるワークフローTM』を使って確認しています。担当者ごとの売上や、各プロジェクトの費用は、『経理がよくなるワークフローTM』からデータを取り出して、必要なときにエクセルで集計して見るようにしています。ですから、会計システムからのレポートは月次レベルでまったく問題ありません。

(2)弥生会計へのインポート

会計ソフトは、弥生会計を使用しています。弥生会計を起動して、「仕訳日記帳」を開き、メニューバーの「ファイル」、「インポート」をクリックします(下図1.「弥生会計インポート画面」参照)。
そして、インポートファイル名の「参照(R)」ボタンをクリックして、『経理がよくなるワークフローTM』から出力された会計仕訳データのCSVファイルを指定します。
図1.「弥生会計インポート画面」
img20070315_001.jpg
「OK」をクリックすると、会計仕訳が弥生会計に取り込まれていきます。たまに、『経理がよくなるワークフローTM』側で、新しい取引区分(取引ごとの会計仕訳の定義)を設定したときに、誤って会計ソフトに存在しない勘定科目を指定してしまうことがあります。ウチでも実際に、「コンサルティング収入」を「コンサルティング収入」と半角で指定してしまったことがありました。
その場合でも、正しい勘定科目名をインポート時に指定してあげれば、会計ソフトはちゃんと取り込んでくれるので、心配する必要はありません。もちろん、その後スグに「取引区分」の勘定科目を修正しておきます。弥生会計で、会計仕訳データを取り込むと、図2.「弥生会計仕訳インポート結果画面」のように表示されます。
図2.「弥生会計仕訳インポート結果画面」
img20070315_002.jpg

(3)ワークフローから取り込まれた仕訳

仕訳は、すべて「振替伝票」の形式で取り込まれます。「摘要」欄は、取引番号(売上の場合「請求番号」、支払の場合「支払管理番号」、経費の場合「経費管理番号」)、取引先名、取引内容の順番で表示されます。振替伝票は、『経理がよくなるワークフローTM』上の管理番号と1対1に対応しています。また、『経理がよくなるワークフローTM』から出力された仕訳か、経理担当者が入力した仕訳なのかが判別できるように、仕訳の右端に「仕訳メモ」を付けています。この「仕訳メモ」をクリックすれば、図3.「弥生会計仕訳メモ画面」のように「経理WF」から出力された仕訳であることがスグにわかります。
図3.「弥生会計仕訳メモ画面」
img20070315_003.jpg
以上のように、毎月の取引結果は、簡単に会計ソフトに取り込まれていきます。一度やってみると、想像していたよりも簡単なので驚くほどです。

(4)機械化すると作業が減って結果が早くなる

会計処理が取引結果から連動するようになると、仕訳の入力作業がなくなります。そして、経理担当者が入力作業をしなくなると、入力ミスがなくなります。仕訳を入力した後に、必ずやっていた入力チェック作業がなくなります。入力した仕訳データを紙に印刷して、勘定科目、金額、課税区分、摘要項目を原始証憑と1つ1つ付け合わせ、マーカーでチェックをつけていく作業が要らなくなります。チェック作業がまったくなくなるわけではありませんが、少なくとも人間による転記ミス、入力ミスをチェックする必要はなくなります。
このように、取引結果を経理社員が処理しなくなると、会計処理が早くなります。月次の業績確認が早くなるのです。『経理がよくなるワークフローTM』から、売上、回収、仕入、支払、経費精算といった取引結果が機械的に会計システムへ連動ことにより、経理社員の作業が減り、結果が早くなるのです。

※ごめんなさい!このサイトでご覧いただけるのはここまでです。以降の情報は『経理4970.tv』サポートサイトでご覧いただけます。 http://www.keiri4970.tv 役に立つ経理合理化情報が満載です。ぜひ『経理4970.tv』で経理合理化を学んでください!
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