『カード活用による経理の合理化』2010/03/25 - 経理合理化プロジェクト ニュースレター

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『カード活用による経理の合理化』2010/03/25

先日、マスターカード日本支社からの依頼により、クレジットカード活用による経理の合理化の仕方について記事を書きました。内容は、スモールビジネス向け(中小企業や個人事業者が対象)ですので、参考にしていただける部分も多いと思います。詳細は、マスターカード社の法人カードのサイトを参照ください。 http://www.mastercard.com/jp/business/jp

法人クレジットカードの利用についての質問は、『経理合理化プロジェクト®』にもよくあります。そこで今回は、いい機会ですので、経理業務を効率化する上でのクレジットカードの活用法について、ポイントを整理しておきたいと思います。マスターカード社のサイトには掲載できなかった、クレジットカード利用に関するデメリットも最後に補足しておきますので『経理合理化プロジェクト』の会員の方は、クレジットカードのメリット及びデメリットの両面をご理解の上、ビジネスでご活用ください。

ビジネス社会におけるキャッシュレス化の進展

これまで再三にわたり、キャッシュレス化の効用については説明してきましたが、簡単にビジネス社会におけるキャッシュレス化の動きを確認しておきます。ビジネスパーソンの日常を見てみると、忙しい人ほど紙幣や硬貨を使っていないことに気がつきます。電車やバスに乗るときも、コンビニでものを買うときも、電子マネーで“ピッ”と支払います。高速道路の料金所もETCで通過し、ガソリンスタンドでもクレジットカード払いです。いわゆるキャッシュレスがあたりまえになっています。
なぜ忙しい人ほどキャッシュレスなのかというと、現金を使うと自分の時間をロスするからです。商品やサービスを現金(紙幣や硬貨)で買おうとすると、並ばされたり、待たされたりします。買い物のたびに小銭を探したり、ATMに立ち寄って現金を引き出したりしなければなりません。忙しいビジネスパーソンたちは、これからますます現金を使わなくなっていきます。企業の経理も、ビジネスのキャッシュレス化に対応していかなければならなくなっています。

企業が経費をカード払いすることによるメリット

ビジネスの経費をクレジットカード払いにするメリットはいくつかあります。まず、経費を支払うときのクレジットカードの効用を整理しておきます。

①経費精算の作業時間解消
経費をクレジットカード払いにすると、社員や役員が毎月やっているわずらわしい経費精算という仕事から解放されます。自分が使った領収書を整理して、何にいくら使ったかを書いて、経理に出して精算してもらうというビジネスパーソンならだれもがやっている作業が楽になるのです。現金を使わないと、決済が電子化されるので、取引をコンピュータが自動的に記録してくれるようになります。何にお金を使ったかを自分で紙に書いておかなくてもよくなるからです。
私は仕事柄、社長や先生稼業の人が、毎月何時間もかけて経費精算をしているのを見てきました。「あの領収書どこ行った?」「財布のお金が減っているけど何に使ったっけ?」とボヤキながら、悪戦苦闘している人は、今でも少なくありません。

②カード会社に立て替えてもらう
ビジネスパーソンが、会社の経費を立て替える場合、自分のポケットマネーで立て替え払いするか、会社に仮払い申請をするのが普通です。クレジットカードを利用することにより、この短期間のお金の都合をカード会社に肩代わりしてもらえます。自分の財布は傷みませんし、会社に前借りする必要もなくなります。私は、仕事関係の経費のほとんどをクレジットカードで支払うようにしています。毎月10万円以上になりますが、事務所から仮払いをしてもらわなくても、クレジットカード会社に立て替えてもらっているので、財布の中身を気にする必要がありません。

③公共料金もクレジットカードで
今まで企業においては、面倒な公共料金の支払い作業を効率化するために、銀行の口座振替を利用するのが一般的でした。この公共料金の支払いをクレジットカード払いにするという選択肢があります。銀行の口座振替ではなく、クレジットカードを利用するとどんなメリットがあるかというと、主に次の3つがあげられます。
(手続きが簡単)
口座振替の場合、銀行へ届出印の確認申請が必要なので、手続きが面倒です。銀行印を捺印するには経営者の承認が必要なので、忙しい経営者の事務負担も増えます。それに対して、クレジットカードの場合は、カード番号と有効期限程度で手続きが簡単に可能です。
(資金繰りがしやすい)
クレジットカードの場合、実際に預金口座から引き落とされるのは、翌月以降なので、資金繰りが少しでも助かります。また、口座振替の場合は、公共料金がそれぞれ違う日に預金口座からバラバラに引き落とされるので、日ごとに資金繰りを考える必要があります。それに対して、クレジットカードの場合は、引き落とし日がすべて同じ日になるので、まとまった金額で資金繰りの準備がしやすいのです。
(固定費が把握できる)
クレジットカードで公共料金や経費の支払いをするようになると、1か月分の経費が合計されて一括して請求されるので、管理がとても楽になります。毎月経常的に発生する水道光熱費や通信費などの固定費の合計額が、経理の集計を待たずにクレジットカードの請求書を見るだけで即座に把握できるようになります。加えて最近では、法人カードにもポイントが付くサービスが提供され始めていますので、支払い作業が合理化されるとともに、ポイント還元メリットの一石二鳥が得られます。

④インターネットの決済手段
最近では、会社で必要なものを購入するとき、インターネットを利用する人が増えています。「雑誌や店で品定めをして、ネットで価格を比較して買う」のがあたりまえになっています。私も、本や事務用品、PC周辺用品などビジネスに必要なほとんどのものをインターネットで購入するようになりました。わざわざ店舗に行く時間を節約できますし、夜中でも日本中のショップの中から最安値のモノを注文することができるからです。そして、インターネットで購入する際の支払い方法ですが、いろいろ試してみましたが、やはりクレジットカードを使うのがもっとも便利でした。
(手数料がかからないクレジットカード決済が一番お得)
インターネットのショップで支払いをするときの決済手段は、代金引換、銀行振込、コンビニ支払、クレジットカードのだいたい4つです。代金引換は、代引手数料(商品代金が3万円未満の場合、約400円)を買う側が負担させられます。銀行振込は、前金が前提で、なおかつ、振込手数料をお客(買い手)側が負担させられます。コンビニ支払も、コンビニへわざわざ支払に行く面倒くささがあるともに、送金手数料をお客(買い手)側に負担させる場合が多くなっています。
その中で、クレジットカード払いだけが手数料がかかりません。
(カード明細を見ながらインターネット照会)
また、クレジットカード払いにしてあると、経費精算をし忘れる心配がありません。本人は忘れていても、使った分は必ずカード会社から1ヶ月分まとめて請求されます。何を買ったのかを覚えていないときは、後からでもインターネットで取引履歴を照会可能です。インターネット・ショッピングの場合、領収書をもらい忘れてしまうことがよくあります。
そんなとき、カードの利用明細を見ながら、あとから商品発送の案内メールなどで買ったものを確認するケースは今後も増えることでしょう。
【経理再生キーワード】 時代に合わせて決済手段を使い分ける!

カードを利用した場合の経理側のメリット

そして本題ですが、企業が経費の支払いにクレジットカードを利用した場合、経理業務の効率がどのように改善されるかです。具体的に次の点で、経理の合理化が実現できます。

①仮払い作業が不要
経理の仕事の中で、意外と煩雑で手間取っているのが、社員の仮払金の管理です。ご存じのとおり、仮払い制度は、社員や役員が出張や接待などをする場合に利用されます。たとえば出張する場合、交通費、手土産代、宿泊代、取引先との会食代やその他の諸経費などがかかります。出張に行く前に概算を見積もり、経理に仮払いを申請します。経理は、銀行からお金を引き出してきて、仮払い申請者へ現金を渡します。現金を支出したので、現金出納帳に記録するとともに、もう一つ、仮払金を管理するための帳簿をつけなければなりません。
「誰にいくら仮払いして、いついくら精算し、今の残高がいくらなのか」を記録するためのものです。これは、仮払いする個人ごとに記録しなければならないため、仮払いする人数や回数に比例して、事務処理が増えていきます。やっかいなのは、仮払いの精算をせずに、次の仮払いをする人が少なくありません。いつの仮払いが精算済みで、いつの仮払いが未精算なのかを、本人は仕事が忙しくて忘れてしまいます。このため、本人の代わりに経理担当者が、帳簿に細かく記録しながら管理してあげなければならないのです。
仮払い制度は、使用者にとっては便利な制度に見えますが、実は、通常の立替経費の精算事務よりも経理にとっては、はるかに手間がかかっているのです。会社は当然、その分の経理の人件費コストを負担しているわけです。
社員や役員が会社のために立て替えなくなれば、会社に仮払い制度はいりません。そうなれば、経理が「仮払金」を個人別に管理するというムダな仕事がなくなります。毎月、多額の経費を使う人は限られています。中小企業においては、経費の大部分を使うのが経営者です。忙しい経営者がなかなか経費を精算してくれないので、月次決算がなかなか締まらずに困っている経理担当者が世の中にたくさんいるのです。
『経理合理化プロジェクト®』が提案して、経営者が法人カードを利用するようになった会社がありますが、経理担当者は、「役員の仮払金の管理がなくなってすごく楽になった」と言っています。仮払い制度をなくして、経営者が法人カードを利用するだけで、経理がすごく助かります。その結果、経理担当者のムダな残業もなくなるのです。

②現金出納業務の廃止
現金での経費精算がなくなるだけで、経理のコストが大幅に削減できるのは、すでにあなたの会社でも実証済みです。現金出納業務がなくなれば、金庫の入出金、出金伝票や現金出納帳の記帳、現金の残高照合がなくなるからです。経理をキャッシュレス化するために、決済手段にクレジットカードを追加するのはとても有効です。

※ごめんなさい!このサイトでご覧いただけるのはここまでです。以降の情報は『経理4970.tv』サポートサイトでご覧いただけます。 http://www.keiri4970.tv 役に立つ経理合理化情報が満載です。ぜひ『経理4970.tv』で経理合理化を学んでください!
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